大企業から中小企業まで導入が進むクラウドPBX!導入前に知っておくべき基礎知識

当サイトは大企業から中小企業まで導入が進むクラウドPBXについての情報を紹介しています。
取り入れる前に知っておくべき基礎知識を解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
クラウドのPBXを利用するメリットが分からない人でも、このサイトを読めば理解できるでしょう。
申し込み前に気になるのがクラウドのPBXのイニシャルコストかもしれません。
もちろん当サイトでは、利用する前に必要となる初期費用についても解説しています。

大企業から中小企業まで導入が進むクラウドPBX!導入前に知っておくべき基礎知識

近年注目を集めている、クラウドPBXの導入を検討している企業は多いのではないでしょうか。
クラウドにある構内交換機を使用することで、オフィス内だけでなく離れたところにある電話機やスマートフォンでも内線通話をすることができるので便利です。
クラウドPBXの導入には初期費用が発生し、また月額料金も必要となります。
オプションサービスがそれぞれの会社によって異なり、オプションを活用することでより便利に利用できます。

企業で導入が進むクラウドPBXとは

外部から電話がかかってきたときには、それまではその対応をするために電話交換機を用いた対応が必要でした。
例えば、一部の部署に対して電話がかかってきたときにはその電話交換機を用いて適切なところに繋げることができます。
確かに、この方法を利用すれば効率的に外部からの連絡を繋ぐことができます。
しかし、あくまでも企業内で設置をすることになるので、その対応は人間が逐一行っていかなくてはいけません。
コストが必要になりますし、人間側の手間も大きくなるので経営上でも負担が大きくなっていました。
そこで考えられたのが、クラウドPBXです。
これは、クラウド上に電話交換機の役割となるものを設置しておくことによってインターネット上でやり取りを行うことができるようにするものです。
クラウドPBXでは、利便性が向上するだけではなく効率的に作業を行うことができるためコストダウンを実現できます。
多くの機能が付いているので機械的な分別も可能で、業務効率も向上します。

クラウドPBXサービスの比較ポイント

社内の環境に合ったクラウドPBXを導入するためには、事前に各サービスの機能や特徴を比較しましょう。
クラウドPBXはサービスによって料金なども異なり、機能次第で導入後の利便性も変わります。
着信や発信といった基本的なものはもちろんのこと、履歴閲覧やボイスメール、会話録音やモニタリングなども使い勝手の良い機能です。
また、企業内でスムーズに管理するためには、管理画面も重要な要素になります。
使いやすい管理画面が備わっていれば社員の通話についても把握しやすくなるはずです。
クラウドPBXサービス次第で、今まで使っていた電話番号が変更になることにも注意しましょう。
サービスによっては導入時に今までの固定電話番号が使えず、新規取得が求められることもあります。
発信できない番号はあるのか、通話品質は高く保たれているか、トラブルの発生時に頼ることができるサポート体制が整っているかといった点も比較のポイントとなります。

クラウドPBXに成功した企業に事例

クラウドPBXは、コールセンターや金融、介護に通販などさまざまな現場で導入されています。
コールセンターにクラウドPBXを導入すると、CTIとCRMを連携させることが可能です。
お互いを連携させることによりオペレーターの対応時間削減、応対品質が向上する事例が見られました。
金融業界ではセキュリティ体制が重要ですが、クラウドPBXなラベンダーの環境をそのまま利用可能です。
もちろんセキュリティ体制はベンダーに依存するものの、機密情報を安心して扱えると金融業界でも導入が進められています。
介護業界では、従業員が緊急に呼び出されるケースが頻繁にあります。
クラウドPBXは個人用スマホを業務用に利用できるため、緊急時の連絡もスムーズになると評判です。
この他にもさまざまな業界で導入され、多くの場合は成功し効率化や利便性の向上が行われています。
そのため成功事例を見た未導入の企業でも採用されるようになり、年々普及しています。

クラウドPBXの導入で起きた失敗例

クラウドPBXは、導入コストを少しでも抑えた形で事業を始めたい企業やコールセンター業務を中心にした新規事業の立ち上げなどに最適なサービスです。
仮に、利用する従業員が3名以下だったりオフィスの移転の予定がなかったり、外出中の通話もあまり行われないなどの場合は従来の電話回線とのコスト比較が必須になって来ます。
クラウドPBXを導入するときには、自社の事業が導入に適しているものであるのかコストパフォーマンスの確認は行っておきましょう。
なお、クラウドPBXを導入したけれどもメリットが活かされなかったり、比較をせずに利用したので品質が悪いメーカーと契約してしまったなどの失敗例も少なくありません。
最近は多くのメーカーがクラウドPBXに参入をしているけれども、中には通話品質があまり良くないむしろ悪いと判断できるような業者も存在しているため、導入前に口コミや評判などを利用して通話品質が良いメーカーを選択することをおすすめします。

筆者:山本昌二

筆者プロフィール

東京都足立区生まれ。
クラウドPBXに関する基礎知識などの情報を発信しています。
クラウドPBXとはなにか